Das Projekt vom Immobilienmakler Ingo:

Lohnt sich der Umstieg von MS Windows Server zur Synology?

Der Kunde: Immobilienmakler Ingo

Ingo unterhält mit seiner Maklerfirma seit vielen Jahren drei Büros, wobei der Standort in Dortmund die Zentrale abbildet und sich hier die meisten seiner Mitarbeiter aufhalten. Die rund 28 Mitarbeiter teilen sich auf die drei Standorte in Dortmund, Unna und Schwerte auf und viele der Angestellten bewegen sich ständig zwischen den Büros.

Es gibt auch keine fest zugewiesenen Arbeitsplätze, da es nicht immer abzuschätzen ist, welcher Mitarbeiter sich zu welchem Zeitpunkt in einem der Büros aufhält. Zudem sind seit Beginn der Corona-Krise einige Mitarbeiter auch an das Arbeiten im Home-Office gewöhnt und müssen bei diesem Konzept unbedingt berücksichtigt werden.

Zielsetzung:

Da die vorhandenen Windows-Server schon sehr alt sind und einer der beiden auch nicht mehr ganz so zuverlässig seinen Dienst verrichtet, steht in jedem Falle, in Kürze eine Neuanschaffung eines Servers an. In diesem Zusammenhang ist an vielen Stellen auch noch weiterer Optimierungsbedarf.

Ferner soll die Verwaltung und Administration des gesamten Netzwerk vereinfacht werden und die Mitarbeiter müssen aus dem Home-Office und von unterwegs aus, immer auf die aktuellen Bestandsdaten zugreifen können. Dieser Workflow ist im Augenblick nur sehr schlecht gelöst, da es für die Mitarbeiter von zu Hause aus, nur mit viel Aufwand möglich ist, an die Daten zukommen.

Auch die Fotos und Videos, die von den Maklern vor Ort geschossen werden, sollen sicher und einfach ins Büro nach Dortmund übermittelt werden, ohne dass der Mitarbeiter dafür erst einen riesengroßen Aufwand betreiben muss.

Zusätzlich wird ein firmenweiter Terminkalender und ein zentrales Adressbuch gewünscht, was nicht nur im Büro nutzbar ist, sondern gleich mit den iPhones der Makler verbunden werden kann.

Außerdem gibt es immer wieder mal wechselnde Aushilfskräfte in den Büros, dessen Zugang vom Büroleiter vor Ort einfacher einzurichten und zu steuern sein sollte.

Auch das Thema Datensicherung ist ein wichtiges Thema. Derzeit wird im Hauptstandort eine Datensicherung auf ein Bandlaufwerk verwendet, dessen Zuverlässigkeit und Funktionalität bislang nie wirklich geprüft wurde. Hier ist Handlungsbedarf angeraten, da im Zuge der IT-Sanierung, die Datensicherung ausgebaut und zuverlässig nach aktuellen Maßstäben eingerichtet werden soll.

Vorbereitungen:

Ein erfolgreiches IT-Projekt erfordert eine sorgfältige Planung, bei der die Ziele klar definiert und ein Kostenplan erstellt werden müssen. Eine gründliche Vorbereitung in diesen Bereichen legt den Grundstein für den Erfolg des Projekts und minimiert das Risiko von Kostenüberschreitungen und Zielerreichung. 

Um ein schlüsselfertiges und realisierbares Konzept zu erstellen, müssen wir zuerst einmal ein die Frage klären, ob es notwendig und wirtschaftlich ist, die beiden Domänen-Controller in Dortmund und in Unna zu ersetzen.

Der Kunde hat sich bereits einige Server-Angebote eingeholt und auch selbst im Netz recherchiert, bis wir ihm dann eine Gegenüberstellungen der beiden Lösungen vorgelegt haben.

Um die Kosten nicht übermäßig in die Höhe zu treiben und den Rahmen etwas tiefer abzustecken, sollten bei dem direkten Vergleich, nur die Ablösung von dem Server in Dortmund einplanen. Der Server in Unna könnte ggfs. mit viel guten Willen auch zu einem späteren Zeitpunkt noch ersetzt werden.

Feststellen der technischen Ziele

Die Planung eines solchen IT-Projekts erfordert eine sorgfältige Definition der Ziele und die Erstellung eines Kostenplans. Ein realistischer Kostenplan hilft dabei, die finanzielle Machbarkeit sicherzustellen und ermöglicht eine effektive Kontrolle der Ausgaben während des gesamten Projekts. 

Um die Kosten richtig einschätzen zu können, haben wir im ersten Pilot-Gespräch, mit dem Kunden, die Anforderungen zusammen gestellt und die Besonderheiten festgelegt, die den finanziellen Aufwand für das Projekt beeinflussen können.

Kundenwünsche:

• Zentraler Datenspeicher für alle Mitarbeiter (Innen- und Außendienst und Home-Office Nutzer)
• Einfache und zentrale Verwaltung
• Reduzierung der Wartungskosten
• Workflows und Abläufe optimieren
• Benutzerverwaltung und Kontrolle auch für nicht Admins einrichten
• Zugriff auf Formulare, Baupläne, Grundrisse, Exposé etc. muss auch von unterwegs aus möglich sein
• Automatische, tägliche Datensicherung der Geschäftsdaten und der Workstations
• Wartungsaufwand verringern und Workflows und Abläufe optimieren
• Bilder Upload vereinfachen, wenn es geht automatisieren (ohne E-Mail)
• Bereitstellung von Unterlagen (z.B. Vertragsdaten als PDF) für Kunden und Interessenten
• Gesicherter Zugang für fremde Kunden und Interessenten
• Einheitliche Datenstruktur in allen Büros mit einem einheitlichen Zugang

Konzept mit Synology Systemen

Das erste Konzept umfasst folgenden Hardwareanschaffungen:

Da es nicht nur aus finanzieller Sicht, sondern auch um alle Kundenwünsche umzusetzen, werden wir die beiden Server in Unna und in Dortmund, mit zwei Synology-Systemen, ersetzen. Dabei reduzieren wir den Verwaltungsaufwand auf eine einzige Synology-Domäne, welche im Hauptstandort Dortmund eingerichtet wird.

Die 15 Arbeitsstationen in Dortmund und in die 8 Computer in Unna werden direkt in die Synology-Domäne aufgenommen, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und zu vereinheitlichen. Die drei Arbeitsplätze in Unna werden nicht in Domäne eingebunden, da sich sonst der Kostenaufwand erhöhen würde, was der Kunde aber abgelehnt hat.

Da sich in Unna in der Regel immer dieselben Mitarbeiter aufhalten, werden die Computer, unabhängig davon, ebenfalls mit dem Drive-Client an die Zentrale in Dortmund angebunden. Für den Terminkalender und das firmenweite Adressbuch ist ebenfalls keine Domänenmitgliedschaft erforderlich. 

Die bereits vorhandenen MS-Office Produkte werden hier weiterverwendet und an den Kalender und das Adressbuch in Dortmund angebunden.

Eingesetzte Synology Pakete und Dienste

Den Kundenwunsch nach einem firmenweiten Adressbuch konnten wir mit Contacs kostengünstig und zielsicher umsetzen.

Über das Protokoll CardDAV können die Smartphone direkt eingebunden werden und die Firmenweite Kontaktliste in Ihrem iPhone nutzen. Auch die vorhandenen Outlook-Installationen können mithilfe eines kleines PlugIns an die Adressliste angebunden werden. 

Damit hat sich für den Immobilienmakler gleich ein weiterer wichtiger Punkt auf seiner Wunschliste erfüllt, da die mühsame Pflege der Adressen ab sofort bequem von jeden PC, an jedem Standort, durchgeführt werden kann. Und die einfache Einbindung ins iPhone hat ihn restlos überzeugt, sich die Kosten für einen weiteren MS Exchange-Server zu sparen.

Im direkten Vergleich mit einem Windows-Server ist der Einsatz einer, oder auch mehrere Synology-Systeme – mit diesen Anforderungen – deutlich kostengünstiger zu realisieren.

Neben den geringeren Anschaffungskosten, für die Synologys, sind auch die laufenden Betriebskosten deutlich geringer und besser planbar.

In unserem Konzept konnten wir für Ingo eine Ersparnis von rund 2.000 € ermitteln.

Zu den Hardwarekosten hat Ingo noch ca. 1.000,- € in das Premium-Coaching bei uns investiert, um das Konzept zu planen und mit unserer Hilfe auch in die Realität umzusetzen. Durch das persönliche Coaching mit mir erlernt er auch gleich den sicheren Umgang mit der Synology und erweitert somit sein Fachwissen rund um das Thema Netzwerkverwaltung und Synology.

Zusätzlich profitiert er weiterhin auf eine schnellere Reaktionszeit und unkomplizierten Terminvergabe bei uns, wenn er mal eine Frage hat oder mal ein Problem auftritt und er nutzt ebenfalls die kostenfreien Premium-Kurse für sich und seine Büroleiter, um die Verwaltung der beiden Synology-Geräte weitgehend selbstständig durchführen zu können.

Für die anderen Fälle stehen wir dann immer als kompetenter IT-Partner zu Seite, wo er schnell und unkompliziert einen Coaching-Termin vereinbaren kann und schnell zur Lösung seines Problems gelangt.

In dem folgenden Video zeige ich einmal, welche Faktoren den Ausschlag für Ingos Entscheidung gegeben haben und wie wir das Budget um knapp 2.000 € senken konnten:

Für das Projekt bei diesem Kunden kommen diese Synology-Systeme in den Büros in Dortmund und Unna zum Einsatz:

Zentrale Büro Dortmund

Für die Zentrale in Dortmund hat er sich für die leistungsstärkere Synology DS1522+ entschieden, da diese die Hauptaufgaben im Netzwerk ausführt und als zentraler Speicher für die gesamte Unternehmensdaten eingesetzt wird. Darauf kommt neben dem Domänen-Controller auch Drive, Photos, Calender, Contacts und die Backupzentrale Active Backup zum Einsatz.

Büro Dortmund (Zentrale) Synology DS1522+ mit 5 Festplatten

Produkt	Beschreibung	Name	Preis	Kaufen
	Synology NAS 5 Einschübe 8 GB Arbeitsspeicher	Synology DS1522+ Leergehäuse	ab 710 €
	5 Festplatten je 4 Terabytes	Seagate IronWolf Pro 4 Terabytes	ab 120 €

Zweigstelle Büro Unna

In der Zweigstelle in Unna wird die Synology DS423+ mit 4 Festplatten a 8 TB zum Einsatz kommen. Diese wird per VPN mit dem Standort Dortmund verbunden, damit der Datenabgleich und die Datensicherung verschlüsselt übertragen werden.

Während der Evaluierung wurde im Büro Unna, die DS423+ ebenfalls an die Domäne in Dortmund angebunden, um die Benutzer- und Geräteverwaltung auf ein Minimum zu reduzieren und Netzwerkverwaltung über einen zentralen Ort gesteuert werden kann.

Gleichfalls dient die DS423+ auch als zusätzlicher Sicherungsspeicher für den Standort Dortmund und Schwerte. Hier wurden die Pakete Drive, Active Backup und Hyper-Backup verwendet.

Büro Unna (Zweigstelle) Synology DS423+ mit 4 Festplatten

Produkt	Beschreibung	Name	Preis	Kaufen
	Synology NAS 4 Einschübe 4 GB Arbeitsspeicher	Synology DS423+ Leergehäuse	ab 550 €
	4 Festplatten je 8 Terabytes	Seagate IronWolf Pro 8 Terabytes	ab 200 €

Zweigstelle Büro in Schwerte:

Im Standort Schwerte wurde im Nachgang die vorhandene DS218+ eingerichtet und mit zwei neuen  12 Terabyte großen Festplatten ausgestattet und ebenfalls in die Domäne in Dortmund eingebunden.

Mithilfe von Active Backup werden hier die wichtigen Firmendaten zusätzlich gesichert. Auch hier kommt Drive-Server zum Einsatz, um den Datenbestand immer aktuell zu halten.

Da es für die Synology DS218+ bereits Nachfolge-Modelle gibt, werden die neuen Modelle (anstatt der DS218+) aufgelistet:
Das gilt als Orientierungshilfe für den Fall, dass Sie ein solches Projekt neu planen möchten.

Büro Schwerte (Zweigstelle) Synology mit 2 Festplatten

Produkt	Beschreibung	Name	Preis	Kaufen
	Synology NAS 2 Einschübe 2 GB Arbeitsspeicher	Synology DS220+ Leergehäuse	ab 300 €
	Synology NAS 2 Einschübe 2 GB Arbeitsspeicher	Synology DS722+ Leergehäuse	ab 480 €
	2 Festplatten je 12 Terabytes	Seagate IronWolf Pro 12 Terabytes	ab 280 €

Sie planen auch einen Umzug von Ihrem Windows-Server zu einer Synology?

Wenn Sie ein ähnliches Projekt anstreben, wie der Immobilienmakler Ingo und Sie professionelle Unterstützung bei der Planung, Umsetzung und Realisierung benötigen, dann stehen wir Ihnen mit unserer 20 jährigen Erfahrung gerne zur Seite.

Wir sind als Synology Certified GOLD-Partner, der richtige Ansprechpartner für Ihr Synology-Projekt. Buchen Sie gerne auch im Vorfeld zuerst einmal einen persönlichen Beratungstermin und besprechen Sie mit Ihrem Synology-Experten Ihr Projekt und Ihre Ziele.

Im Rahmen unseres Premium-Coaching können Sie in unserem Pilotgespräch, Ihre Wünsche und Ziele mit mir als Synology-Spezialist besprechen. Damit erlangen Sie schon im Vorfeld Planungssicherheit und haben schon während der Umsetzungsphase immer einen kompetenten und zuverlässigen Partner an Ihrer Seite.