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Ist der Synology Mail Plus Server eine echte
Alternative zum Microsoft Exchange Server ?

Grundsätzlich kann man diese Frage wohl mit „Ja, warum nicht?“ beantworten. In vielen kleineren Betrieben und Firmen mit wenig EDV-Erfahrung, kam bislang der MS Exchange Server zum Einsatz, da er Bestandteil des Small Business Server von Microsoft war.

Mit dem Support-Ende des SBS 2011 und damit dem Wegfall der integrierten Exchange 2010 stehen viele Unternehmen vor der Frage, ob Sie noch einmal für ein paar Tausend Euro, einen neuen Exchange-Server anschaffen sollten.

Da gilt es im Vorfeld einmal zu überprüfen, ob die „eigentlichen Mehrwertfunktionen“ vom Exchange überhaupt zum Einsatz kommen, oder ob man auch mit etwas weniger Komfort und Kosten auskommen könnte.

Produktivität ?

E-Mails, Termine, Kontakte und Notizen lassen sich ebenso, auch mit einer Synology DiskStation oder Synology RackStation synchronisieren. Für diese – alltäglichen – Aufgaben ist die Synology eine echte Alternative zum teuren Exchange-Server von Microsoft.

Selbst die mobilen Endgeräte stellen für die Anbindung an die Synology-Dienste, auch keine Herausforderung dar. Kontakte, Mails und Termine können Apple-Geräte, direkt von Haus aus, schon von der Synology abrufen. Android-Geräte tun sich mit CalDAV etwas schwerer und müssen evtl. auf Apps aus dem Play-Store zurückgreifen. Für den Mailverkehr bietet Synology auch einen eigenen Mail-Plus-Client für Android und Apple an.

Was verwenden die meisten Handwerksbetriebe und kleineren Betriebe den wirklich von Ihrem Exchange-Server. In der Regel sind es eh nur die Standardaufgaben, die ein klassischer Mail-Server auch zu bieten hat. Wer auf die Statusmeldungen bei delegierten Aufgaben und den Terminplanungsassistenten verzichten kann, braucht sich vor einem Wechsel zum Mail Plus Server, nicht zu fürchten. Selbst Notizen und Aufgaben lassen sich mit der Synology ebenfalls einfach abbilden und kommen dem Funktionsumfang eine Exchange Server deutlich nahe.

Oft sind die Ziele sogar noch kleiner definiert: Was unsere Kunden meistens wünschen, bezieht sich auf das Thema E-Mail. Diese sollten nach Möglichkeit immer und überall verfügbar sein und im Notfall mal auch ohne ein eigenes Endgerät zu lesen sein.

Auch das kann die Synology! Was bei Microsoft die OWA ist, nennt sich bei Synology halt eben Mail und ist auch von jedem beliebigen PC auf der Welt zu erreichen. Die Ansicht erinnert eher so ein bisschen an Google-Mail, reicht aber vollkommen aus, um auch die Kommunikation mit dem Kunden nicht abreißen zulassen, nur weil der Handyakku gerade mal leer ist.

Mehrwert ?

Über diese Webseite lässt sich natürlich auch der eigene Kalender, der Team-Kalender und die Adressbücher oder Firmenkontakte erreichen. Ist dann noch die Chatfunktion installiert, kann von hier aus auch gleich ein Chatfenster geöffnet werden und die Verbindung zu anderen Mitgliedern aufgebaut werden.

Zusätzlich findet sich im Applauncher auch das Synology Drive, für den sicheren Zugriff auf den Datenbestand der Synology und der Zugang zum Synology Office. Das Zusammenspiel von Drive, Mail, Kalender, Office, Chat und Notes, ersetzen nicht nur den Microsoft Exchange Server, sondern auch das Google Drive oder One Drive und das Skype, sowie die Dropbox.

Der externe Zugriff gelingt als App und als Webservice oder mit den vorhandenen Programmen wie Outlook, Thunderbird usw. und ist dank der QuickConnect ID oder der DDNS Adresse weltweit verfügbar.

Aufwand ?

Der Zugriff auf die Kollaboration Suite erfolgt stets über eine gesicherte Verbindung und dürfte den Administrator erfreuen, da er sich nicht erst mit langwieriger Einrichtung von Routung & RRAS Diensten und den VPN-Zugang für jeden einzelnen User einrichten muss.

Zugegeben, die Konfiguration der ersten Mail-Domäne ist nicht unbedingt trivial, aber mit etwas professioneller Unterstützung trotzdem leicht umzusetzen. Für die Mitarbeiter im Unternehmen ändert sich nicht viel, Sie verwenden nach wie vor Ihr Outlook für Ihre Termine, Ihre Mails und die Firmenkontakte.

Lediglich die Anbindung der drei Puzzle-Teile ist etwas mehr Aufwand, als die drei Klicks bei dem Exchangekonto. Das dürfte den Anwender aber nicht weiter stören, da es ja die Aufgabe des Administrators sein dürfte.

Fazit:

Werfen wir mal alle Vorteile und Nachteile in eine Waagschale, so dominiert in vielen Fällen der deutlich günstigere Anschaffungspreis, die laufenden Kosten für die Pflege und Lizenzen und die Einrichtungskosten, die bei einem Synology-System zum Tragen kommen

Die wichtigsten Outlook/Office-Funktionen und Unterschiede einmal Detail:

Funktion Exchange Synology
E-Mail Postfach mit Outlook Ja, MAPI, POP3, IMAP4 Ja, POP3 und IMAP in Mail Plus
– Autoresponder (Abwesenheits Assist)
– Weiterleitung an andere E-Mail Adresse
– Postfach Freigabe
Ja
Ja
Ja
Ja, bedingt verfügbar
Ja
Ja
– Anbindung Thunderbird
– Anbindung iOS (iPhone usw.)
– Anbindung  ANDROID
Ja, nur POP3 u. IMAP4
Ja, (Active Sync)
Ja, (Active Sync)
Ja, POP3 u. IMAP4
Ja (auch mit App mögl.)
Ja (auch mit App mögl.)
Kalender
– Teamkalender (Freigabe)
Ja, (in Outlook/mapi  integriert) Ja, als CalDAV für PC, iOS, u. Android
Kontakte
– Gemeinsame Adressbücher
Ja, (in Outlook/mapi integriert) Ja, als CardDAV für PC, iOS und Android
Notizen Ja, (in Outlook/mapi integriert) Ja, besser mit eigenem Client & App & Web
Aufgaben (mit Zuweisung, Erinnerung) Ja, (in Outlook/mapi integriert) Ja, besser mit eigenem Client & App & Web
Office Dokumente bearbeiten Nein Ja, Synology Office
Office Dokumente teilen Nein, (außer per Mail) Ja, Cloud Dienste /Drive)
Dokumente zwischen PC und Standorte synchronisieren Nein Ja, Cloud Dienste /Drive)
Eigene Chat Funktion Nein, nur mit Skype Ja, Synology Chat incl. Client f. Win, iOS, Android usw.

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