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Ist der Synology Mail Plus Server eine echte
Alternative zum Microsoft Exchange Server ?

Grundsätzlich kann man diese Frage wohl mit „Ja, warum nicht?“ beantworten. In vielen kleineren Betrieben und Firmen mit wenig EDV-Erfahrung, kam bislang der MS Exchange Server zum Einsatz, da er Bestandteil des Small Business Server von Microsoft war.

Mit dem Supportende des SBS 2011 und damit dem Wegfall des integrierten Exchange 2010 stehen viele Unternehmen vor der Frage, ob Sie noch einmal für ein paar Tausend Euro, einen neuen Exchange-Server anschaffen sollten.

Da gilt es im Vorfeld einmal zu überprüfen, ob die „eigentlichen Mehrwertfunktionen“ vom Exchange überhaupt zum Einsatz kommen, oder ob man auch mit etwas weniger Komfort und Kosten auskommen könnte.

Produktivität ?

E-Mails, Termine, Kontakte und Notizen lassen sich ebenso, auch mit einer Synology DiskStation oder Synology RackStation synchronisieren. Für diese – alltäglichen – Aufgaben ist die Synology eine echte Alternative zum teuren Exchange-Server von Microsoft.

Selbst die mobilen Endgeräte stellen für die Anbindung an die Synology-Dienste, auch keine Herausforderung dar. Kontakte, Mails und Termine können Apple-Geräte, direkt von Haus aus, schon von der Synology abrufen. Android Geräte tun sich mit CalDAV etwas schwerer und müssen evt. auf Apps aus dem Play-Store zurückgreifen. Für den Mailverkehr bietet Synology auch einen eigenen Mail-Plus Client für Android und Apple an.

Was verwenden die meisten Handwerksbetriebe und kleineren Betriebe den wirklich von Ihrem Exchange-Server. In der Regel sind es eh nur die Standardaufgaben, die ein klassischer Mail-Server auch zu bieten hat. Wer auf die Statusmeldungen bei delegierten Aufgaben und den Terminplanungsassistenten verzichten kann, braucht sich vor einem Wechsel zum Mail Plus Server, nicht zu fürchten. Selbst Notizen und Aufgaben lassen sich mit der Synology ebenfalls einfach abbilden und kommen dem Funktionsumfang eines Exchange Server deutlich nahe.

Oft sind die Ziele sogar noch kleiner definiert: Was unsere Kunden meistens Wünschen, bezieht sich auf das Thema E-Mail. Diese sollten nach Möglichkeit immer und überall verfügbar sein und im Notfall mal auch ohne ein eigenes Endgerät zu lesen sein.

Auch das kann die Synology! Was bei Microsoft die OWA ist, nennt sich bei Synology halt eben Mail und ist auch von jedem beliebigen PC auf der Welt zu erreichen. Die Ansicht erinnert eher so ein bisschen an Google-Mail, reicht aber vollkommen aus um auch die Kommunikation mit dem Kunden nicht abreißen zulassen, nur weil der Handyakku gerade mal leer ist.

Mehrwert ?

Über diese Webseite lässt sich natürlich auch der eigene Kalender, der Teamkalender und die Adressbücher oder Firmenkontakte erreichen. Ist dann noch die Chatfunktion installiert, kann von hier aus auch gleich ein Chatfenster geöffnet werden und die Verbindung zu anderen Mitgliedern aufgebaut werden.

Zusätzlich findet sich im Applauncher auch das Synology Drive, für den sicheren Zugriff auf den Datenbestand der Synology und der Zugang zum Synology Office. Das Zusammenspiel von Drive, Mail, Kalender, Office, Chat und Notes, ersetzen nicht nur den Microsoft Exchange Server, sondern auch das Google Drive oder One Drive und das Skype, sowie die DropBox.

Der externe Zugriff gelingt als App und als Webservice oder mit den vorhandenen Programmen wie Outlook, Thunderbird usw. und ist dank der QuickConnect ID oder der DDNS Adresse weltweit verfügbar.

Aufwand ?

Der Zugriff auf die Collaboration Suite erfolgt stets über eine gesicherte Verbindung und dürfte den Administrator erfreuen, da er sich nicht erst mit langwierigen Einrichtung von Routung & RRAS Diensten und den VPN-Zugang für jeden einzelnen User einrichten muss.

Zugegeben die Konfiguration der ersten Mail-Domäne ist nicht unbedingt trivial, aber mit etwas professioneller Unterstützung trotzdem leicht umzusetzen. Für die Mitarbeiter im Unternehmen ändert sich nicht viel, Sie verwenden nach wie vor Ihr Outlook für Ihre Termine, Ihre Mails und die Firmenkontakte.

Lediglich die Anbindung der drei Puzzle Teile ist etwas mehr Aufwand, als die drei Klicks bei dem Exchange Konto. Das dürfte den Anwender aber nicht weiter stören, da es ja die Aufgabe des Administrators sein dürfte.

Fazit:

Werfen wir mal alle Vorteile und Nachteile in eine Waagschale, so dominiert in vielen Fällen der deutlich günstigere Anschaffungspreis, die laufenden Kosten für die Pflege und Lizenzen und die Einrichtungskosten, die bei einem Synology-System zum Tragen kommen

Die wichtigsten Outlook/Office-Funktionen und Unterschiede einmal Detail:

Funktion

Exchange

Synology

E-Mail Postfach mit Outlook

Ja, MAPI, POP3, IMAP4

Ja, POP3 und IMAP in Mail Plus

– Autoresponder (Abwesenheits Assist)
– Weiterleitung an andere E-Mail Adresse
– Postfach Freigabe

Ja
Ja
Ja

Ja, bedingt verfügbar
Ja
Ja

– Anbindung Thunderbird
– Anbindung iOS (iPhone usw.)
– Anbindung  ANDROID

Ja, nur POP3 u. IMAP4
Ja, (Active Sync)
Ja, (Active Sync)

Ja, POP3 u. IMAP4
Ja (auch mit App mögl.)
Ja (auch mit App mögl.)

Kalender
– Teamkalender (Freigabe)

Ja, (in Outlook/mapi  integriert)

Ja, als CalDAV für PC, iOS, u. Android

Kontakte
– Gemeinsame Adressbücher

Ja, (in Outlook/mapi integriert)

Ja, als CardDAV für PC, iOS und Android

Notizen

Ja, (in Outlook/mapi integriert)

Ja, besser mit eigenem Client & App & Web

Aufgaben (mit Zuweisung, Erinnerung)

Ja, (in Outlook/mapi integriert)

Ja, besser mit eigenem Client & App & Web

Office Dokumente bearbeiten

Nein

Ja, Synology Office

Office Dokumente teilen

Nein, (außer per Mail)

Ja, Cloud Dienste /Drive)

Dokumente zwischen PC und Standorte synchronisieren

Nein

Ja, Cloud Dienste /Drive)

Eigene Chat Funktion

Nein, nur mit Skype

Ja, Synology Chat incl. Client f. Win, iOS, Android usw.

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