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Synology Kalender und Kontakte

Kalender und Kontakte im Team und unterwegs einsetzen

Synology bietet ähnliche Funktion wie Micrsoft Exchange

Der Kalenderserver ist schnell auf der Synology installiert. Anschließend steht eine Weboberfläche für den Synology-Benutzer oder mittels Freigabe auch der Öffentlichkeit zur Verfügung. Damit lässt sich der Kalender schon mal weltweit über das Internet einfach über den Lieblingsbrowser erreichen.

Unter der Voraussetzung, dass die Diskstation auch öffentlich (z.B. mit DDNS oder Quick Connect) zu erreichen ist, kann man schnell auch einen Mac oder iOS Geräte an das Adressbuch oder den Kalender anbinden. Dazu kann der Adressbuchserver ebenfalls die Portfreigabe 5001, die für den DSM-Zugriff bereits eingerichtet wurde, verwendet werden.

Was für macOS und iOS sehr gut funktioniert, geht bei Outlook nicht ganz so einfach von der Hand, da hier erst einmal einige Hilfsmittel installiert werden müssen. Genau für Outlook gibt es den Outlook CalDAV Synchronizer, der als OpenSource kostenfrei geladen werden kann. Zwingend ist dazu allerdings auch ein Besuch bei Microsoft notwendig, um dort das Microsoft Visual C++ 2008 Redistributable Package herunter zu laden. Fehlt das Visual Paket, dann ist von dem Plugin nicht viel zu sehen.

Sofern das C++ Package installiert ist, kann auch das eigentliche CardDAV Plugin installiert werden und sollte nach einem Neustart von Outlook mit einer neuen Registerkarte aufwarten in der die Verbindung mit den Synology Calender und Contacts eingerichtet werden kann. Das Plugin funktioniert bei mir mit MS Office 2003, 2013, 2016 und 2019 bzw. Office 365.

Update 09-2020 + + + +
Das Paket Adressbuch wird in Kürze entfallen und durch die Synology Contacts, ersetzt. (im neuen Fenster ansehen).

Es empfiehlt sich also schon jetzt auf das Contacts umzusteigen und dort mit der Sammlung der Adressen zu starten. Zur Zeit liegt das Paket Synology Contacts noch in der Beta-Version vor, was der Funktionalität aber keinen Abbruch tut. Auch die Anbindung an Outlook oder Thunderbird, wie auch an die mobilen Geräte ist damit deutlich einfacher geworden.

Zum Ende des Jahres 2020 wird auch das große DSM-Upgrade auf die Version 7.0 erwartet und spätestens dann ist Contacts auch regulär zu installieren /dann auch ohne Beta-Status.

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Als Alternative steht noch ein Anbieter (cfos) bereit. Bis Ende 2018 ist auch dieses Plugin erst einmal kostenlos und soll die gleichen Fähigkeiten bieten: Kalender- und Adressbuch Synchronisation von Synology WebDAV mit Outlook.

Die Einrichtung ist etwas tricky und bringt unterschiedliche Fehlermeldung zu Tage. Hier ist viel kreativer Raum und Fachwissen notwendig. An sich gibt es ja nicht viele Optionen und Einstellungen in den Tool, allerdings müssen die wenigen Einstellungen dann aber auch wirklich passen. Im Netz beschweren sich reihenweise die User, das es mal und mal wieder nicht funktioniert. So richtig zuverlässig ist da meiner Ansicht nach auch nicht wirklich.

Oftmals scheitert es an der URL zum Adressbuch. Die URL lautet dann ungefähr nach diesem Schema:
https://DYNDNS-Adresse:port/addressbooks/users/SYNO-BENUTZER/addressbook/

Auf der Suche nach den optimalen Werkzeug, was zumindest glatt zu konfigurieren ist und auch den Namen Synology zumindest schon mal in seine Beschreibung aufgenommen hat, bin ich dann noch auf ein sehr umfangreiches Synch-Tool gestoßen.

xcgSyncit von Fieldston Software

Ich habe das Outlook Addon installiert und innerhalb weniger Minuten, den Calender und die Kontakte in das Outlook 2013 eingebunden. Sehr gut gefällt mir die Einrichtung der Synchprofile, die für die unterschiedlichen Anbieter (unter anderem auch Synology) angeboten werden. Damit ist die Einrichtung des Synchronisierten Kalender oder Adressbuch fast ein Kinderspiel und es gibt unzählige Parameter und Optionen.

Bisher ist gSyncit, eines der wenigen Plugins für Outlook, die auf Anhieb funktionieren, Und bei so einer Vielfalt von Möglichkeiten sind die Lizenzkosten von $19,99 auch nicht wirklich viel. Die Lizenzgebühr ist sogar gestaffelt und geht bei 2 Stück sogar auf 15,99 herunter. Aber zum ersten Herumprobieren kann man die Software auch erst einmal 30 Tage testen und muss dann allerdings die Synchronisierung selbst anstoßen, da die „Automatische Synchronisation“ der lizenzierten Version vorbehalten ist.

Auch wenn Outlook und der Synology Kalender, sowie das Adressbuch mit Hilfe der Addons fleißig gesyncht werden, so ist das natürlich kein Vergleich und schon gar kein Ersatz für ein echtes Exchange-Konto. Sicherlich kann man auch im Adressbuch von Teamarbeit sprechen und mit Hilfe von Berechtigungen den Zugriff auf ein gemeinsames Adressbuch realisieren, aber es fehlen dann doch hier und da die gewohnten Exchange-Funktionen.

Auch der Synology-Kalender – der sich alle paar Minuten über ein Addon mit dem lokalen Outlook abgleichen lässt, ist trotzdem kein Exchange Kalender. Wer in seinem Outlook die Kalenderfreigabe, Terminplanung im Team verwendet, wird mit dem Umstieg auf den Synology-Kalender einige Abstriche machen müssen. Dennoch ist es natürlich jederzeit Möglich, einen Teamkalender zu nutzen und diesen zugleich mit dem Büro-PC, dem Computer zu Hause und mit seinem Smartphone abzustimmen.

 

Fazit:
Wer auf die Management-Funktionen und Vorzüge eines Exchange-Server verzichten kann und eh nicht im Team im Outlook arbeitet, der ist mit dem Kalender-Server und WebDAV von Synology bestens beraten. Die $20 für ein PlugIn sollte man dann aber noch investieren.

Unternehmen die bislang auf die Fähigkeiten Ihres Exchange-Server gebaut haben und Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen in Outlook produktiv im Team verwenden, sollten den Wechsel auf die Synology-Kalender und Adressbook vorher genau durch denken. Hiermit geht der Vorteil den ein Microsoft Exchange Server in Verbindung mit Outlook bietet, verloren.

Für kleine Handwerks-Betriebe oder Freelancer die jeden Tag unterwegs sind und mit mobilen Geräten ebenso wie mit Ihrem Arbeits-PC eine preiswerte Lösung suchen, ist das eine echte Alternative. Auf jeden Fall, wenn Sie bereits über eine Synology Diskstation verfügen.

Viele kleinere Betriebe und Büros verwenden bislang noch gar keinen eigenen Exchange-Server und wünschen sich dennoch etwas mehr Flexibilität und Kollaboration in Ihrem Outlook und seinen tollen Funktionen. Der Gedanke, nur wegen einem echten Team-Kalender und einem gemeinsam geführten Adressbuch, gleich einen teuren MS Exchange Server für ein paar tausend Euro zu kaufen schreckt die meisten Unternehmer eher ab.

Hier bietet sich der Einsatz einer Synology förmlich an. Die Kosten für die Hardware sind überschaubar und der Kalender und die Contacts sind ebenso kostenlos dabei, wie auch der Mail Plus Server von Synology.

Bevor Sie nun einfach los stürzen und den Mail Plus Server installieren, sollten Sie sich zuerst mit den Unterschieden zwischen Ihrem Exchange-Server und dem Synology Mail Plus Server informieren.

Besprechen Sie Ihr Vorhaben direkt mit einem Synology-Experten und diskutieren Sie mit einem Fachmann über die Vor- und Nachteile bei einem Wechsel Ihres Mailsystems.

mehr Infos zum Strategiegespräch

Wer sein E-Mail System nicht komplett über Board werfen möchte, zumal das natürlich auch mit einer ganzen Menge Zeitaufwand und Kosten verbunden ist, der kann die Vorteile der Synology Kalender und Synology Contacts für seine Mitarbeiter trotzdem nutzen.

Glücklicherweise – und im Gegensatz zum Exchange-Server – lassen sich die Funktionen auch unabhängig von ein ander benutzen und einrichten. Somit könnte das bestehende E-Mail-System in Outlook um die Funktione eines gemeinsamen Teamkalenders und eines firmenweiten Adressbuch mit wenig Aufwand erweitert werden.

Wie so etwas funktioniert und für den Produktiv-Einsatz eingerichtet wird, können Sie direkt bei Ihrem Synology-Coach lernen. Das Investment für das Honorar und die notwendigen Plugins sind nicht allzu groß und amortisieren sich, dank der optimierten Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter, im Handumdrehen wieder ein.

Gerade in den Zeiten der Corona-Krise, in der deutlich mehr Mitarbeiter vom Home-Office agieren müssen, sind die Funktionen wie Teamkalender und Firmenadressbuch eine deutliche Steigerung der Produktivität im Betriebsablauf.

Wenn Sie keine Zeit haben, sich die Fähigkeiten anzueignen und das benötigte Wissen erst anzulesen, dann nutzen Sie unser Synology-Coaching.

Ihr Synology-Experte unterstützt Sie dann live an Ihrem Bildschirm bei der Einrichtung Ihres Team-Kalenders und Ihres gemeinsamen Adressbuchs.

Natürlich können Sie die Gelegenheit auch nutzen um Ihre eigenen Fragen zu stellen und Ihre Probleme oder Wünsche mit dem Experten zu besprechen.

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