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E-Mail Senden und Empfangen mit Synology Mail-Server

Szenario 1: Einfache Variante

  1. Der E-Mal Absender sendet seine Nachricht an den Internet-Anbieter (dieser hält alle E-Mail-Adressen auch vor)
  2. Der Provider empfängt die Mail und stellt Sie in das  Postfach des Nutzers (E-Mail Account)
  3. Synology Mail Plus ruft die Nachrichten vom Provider via POP3 ab
  4. Synology Mail-Server verwaltet die Postfächer und Regeln der eingehenden Nachricht
  5. Ein angeschlossener Computer verbindet sich mit einem E-Mail-Programm wie Thunderbird, Outlook o.ä. mit dem Mail-Server und sieht in sein Postfach (meist per imap4)

Die Vorteile für das Szenario:

  • es existiert von jeder empfangenen E-Mail immer eine Sicherungskopie beim Provider
  • der E-Mail-Server ist immer verfügbar, auch bei Ausfall der Synology oder Störung der eigenen DSL-Leitung
  • es können beliebig viele und unterschiedliche Domains und Anbieter für den POP3-Abruf genutzt werden
  • deutlich einfacher und weniger Konfigurationsaufwand
  • die professionellen Spam- und Virenfilter der Provider greifen vor dem Abruf in das eigene Mailing-System

Direkter Mailempfang mit dem Synology Mail-Server

Szenario 2: Empfang via SMTP mit dem Synology Mail-Server

  1. Der E-Mal Absender versucht seine Nachricht an den Internet-Provider seines Empfängers zu senden
  2. Der Provider erkennt, dass es sich hier um eine E-Mail handelt und leitet diese Anfrage direkt zu der ihm bekannten Synology weiter
  3. Der E-Mail-Versender (Client oder Provider) baut eine SMTP-Verbindung mit dem Synology-Mail-Server  (im Zielnetzwerk) auf
  4. Der Synology Mail-Server verwaltet die Postfächer und wendet die SPAM-Regeln usw. der eingehenden Nachricht an und stellt die Nachricht in das Postfach des Synology-Nutzers bereit
  5. Ein angeschlossener Computer verbindet sich mit einem E-Mail-Programm wie Thunderbird, Outlook o.ä. mit dem Mail-Server und sieht in sein Postfach (meist per imap4)

Viele Vorbereitungen und eine regelmäßige Pflege sind Pflicht:

Im Gegensatz zu der Variante 1, ist der administrative Aufwand  bei deiser Variante schon deutlich anspruchsvoller und auch höher. Und es gibt einige Bendenken die man auch als Nachteil gegenüber der ersten Variante sehen könnte:

  • hier gibt es keine Sicherung der Mails bei einem Provider
  • die MX-Records müssen für alle verwendeten Domänen beim Provider (oder mehreren) eingerichtet werden
  • steht der eigene Mail-Server auf einer Blacklist können keine Mails mehr empfangen und nicht mehr direkt versendet werden
  • die Portregeln und Firewalleinstellungen müssen für den Empfang von Nachrichten (smtp) eingerichtet werden
  • bei Ausfall der Synology, oder des Mai-Server oder der DSL-Leitung ist kein E-Mail Empfang (und kein Versand) mehr möglich
  • es sollte eine redundante Synology eingerichtet werden, um einen Hardwareausfall oder ein Dienstversagen abzufangen
  • die Spamfilter und Regeln müssen “sauber” konfiguriert und regelmäßig gepflegt werden
  • wenn man keine feste IP-Adresse hat wird es komplizierter

Wann ist Variante 1 und wann die zweite Variante, die bessere Wahl?

Das lässt sich so einfach natürlich nicht beantworten. Das hängt ja zum einen davon ab, ob der Zugriff auf die DNS-Einstellungen überhaupt gewährleistet ist und wie stabil die Synology und der eiegene DSL-Anschluss läuft. Und ob man bereit ist, die Verantwortung für den gesamten Mailverkehr seines Betriebes selbst zu übernehmen, mit allen Konsequenzen.

Wer leiber kein Risiko eingehen möchte, ist mit der Variante #2 in jedem Falle besser aufgehoben. Diese Entscheidung muss jeder für sich selbst treffen oder mal mit einem Profi diskutieren.