Mail Archiv auf der eigenen Synology installieren

Vorüberlegungen

Synology bietet gleich zwei Pakete, um einen vollwertigen E-Mail-Server mit allerhand Schnick-Schnack zu installieren. Angesichts der immer stärker werden Bedrohungen und Risiken wird der Ruf nach einem eigenen E-Mail Server immer lauter.

Doch die Herausforderungen für den störungsfreien Betrieb eines eigenen vollständigen E-Mail-Server sind sehr hoch und auch nicht unbedingt für jedermann gedacht. Aber das E-Mail-Archiv, lässt sich auf fast jeder Synology -NAS installieren, selbst wenn es schon ein älteres Modell aus dem Jahre 2015 oder so ist.

Im Gegensatz zum vollwertigen E-Mail-Server, der dann meist auch gleich mit dem Paket Synology Mail-Plus Server betrieben wird, benötigt das E-Mail Archiv kaum Ressourcen und begnügt sich auch mit einer eher betagten Hardwareausstattung.

Kein vollständiger E-Mail-Server nötig

Die Unterschiede zwischen Mail-Server und Mail-Plus Server

Im Gengensatz zum herkömmlichen eigenständigen E-Mail-Server wird der Mail-Archiv-Server mit dem Synology Paket Mail-Server eingerichtet und ist somit erheblich einfacher zu konfigurieren und selbst für einen Computer-Laien, der kaum IT-Erfahrung hat, zu bewerkstelligen.

Für die Inbetriebnahme des eigenen vollständigen E-Mail-Servers ist neben der passenden Hardware (mind. Synology + oder anderes Business-Modell) auch viel Fachwissen und etwas mehr Zeit für Einrichtung einzuplanen. Zudem gibt es für den eigenen Mail-Server auch noch weitere technische Voraussetzungen, was den DSL-Anschluss und die Internet-Leitung betrifft.

Unter zudem setzt der eigenständige Mail-Plus-Server auch noch eine eigene “verwaltbare” Domäne bei einem Provider voraus.

Mail-Archiv-Server

Das Paket Mail-Server ist da weniger anspruchsvoll und kommt schon mit einer kleinen Konfiguration zurecht und bietet damit für jedermann einen eigenen Mail-Archiv-Server auf der Synology.

Auch bei der Auswahl des E-Mail Providers ist der Mail-Server nicht sehr wählerisch und kann mit jedem beliebigen E-Mail-Provider erwendet werden. Ganz gleich ob es sich um eine eigene Domäne bei Strato, IONOS, oder sonst wo handelt, oder ob die E-Mails durch einen öffentlichen Anbieter wie GMX.de, Web.de T-Online.de usw. überstellt werden.

Keine Änderungen an den vorhandenen E-Mail-Einstellungen notwendig

Wer bereits sein E-Mail-Client, wie Outlook, Thunderbird oder ähnliches, seit vielen Jahren im Einsatz hat, kennt das Problem wahrscheinlich auch, dass das Postfach, wenn es mit IMAP, mit dem E-Mail-Provider verbunden ist, schnell mal auch mehre Gigabyte anwächst und die Gefahr beseht, das der Provider bald keine Mails mehr annehmen wird.

Das lässt sich jetzt mit dem Mail-Archiv einfach lösen, das Prinzip des Archiv-Servers ist recht einfach erklärt:

Auf der Synology wird der Mail-Server installiert und ein Archiv-Postfach eingerichtet.
Im zweiten Schritt wird dieses Postfach mit dem IMAP-Protokoll mit dem Archiv verbunden und zusätzlich zu den bereits vorhandenen Postfächern eingerichtet. Die bestehenden Postfächer arbeiten nach wie vor so weiter wie bisher, hier ist keine Änderung notwendig.

Jetzt können die Nachrichten aus dem Hauptpostfach einfach in das Archiv auf der Synology verschoben werden. Wer möchte, kann das auch mit Regeln für ein- und ausgehende E-Mails kombinieren und die E-Mail-Nachrichten gleich vollautomatisch ns Archiv sortieren lassen.

Im Paketzentrum sollte das Paket Synology Mail-Server ausgewählt werden und nicht (sofern auch sichtbar) das Paket Mail-Plus Server. Für unseren Anwendungsfall wäre es eher hinderlich, mit dem Mail-Plus Server zu arbeiten.

Das Paket Mail-Station bietet einen Roundcube Webcllient, der später für den Zugriff, auch ohne das E.-Mail-Programm, verwendet werden kann. Die Einstellungen für den Mail-Server sehen wir nach dem ersten Start. Sollte dort eine Warnung über die SSL/TLS-Sicherheitsstufe aufpoppen, so kann dieser erst einmal ignoriert werden.

Für die Einbindung des Archiv-Postfachs bei einem E-Mail-Client, wie Outlook, Thunderbird und Co. empfiehlt sich das IMAP-Protokoll. Es ist deutlich besser geeignet, als das POP3 Protokoll, da es sich nicht nur auf die Nachrichten im Posteingang beschränkt, sondern auch Unterordner synchronisieren kann.

Wenn das E-Mail Archiv lediglich aus dem heimischen Netzwerk erreichbar ist, reicht eine unverschlüsselte IMAP-Verbindung vollkommen aus. Wer sein Archiv auch von unterwegs aus nutzen möchte, sollte eine verschlüsselte IMAP-Verbindung einrichten.

Dazu kann ein kostenloses Zertifikat von Let´s encrypt abgerufen werden und für die Verwendung des Mail-Archiv eingerichtet werden.

Einen eigenständigen Mail Server mit Mail Plus installieren

Wichtige Vorüberlegungen und technische Voraussetzungen

Der Betrieb eines eigenen Mail-Servers hängt in erster Linie von den technischen Voraussetzungen ab. Im Idealfall verfügt man über einen DSL-Anschluss mit einer fest zugewiesenen IP V4 Adresse und ist in der Lage einen DNS-Reverse Eintrag zu setzen.

Die Konfiguration eines eigenständigen E-Mail-Server mit dem Paket Synology-Mail-Plus erfordert einen höheren Aufwand und verlangt dem Anwender einiges an technischem Sachverstand und einer fachlichen Vorbildung ab.

Doch auch für weniger erfahrene Netzwerker ist die Herausforderung eines eigenen Mail-Server auch zu meistern. Zumindest wenn man jemand kennt, der einem die vielen Konfigurationsschritte einmal im Detail erklärt.

Wer den Aufwand nicht scheut und sich eine der verschiedenen Betriebs-Varianten mit dem Synology-Mail-Plus-Server installieren möchte, sollte zuerst die technischen Voraussetzungen prüfen. Für den erfolgreichen Betrieb des Mail-Plus-Servers sollten diese Punkte erst mal einen Hacken haben:

• Synology Gerät: mind. ein Plus-Modell (+)
  oder ein höheres Business-Modell mit ausreichend Arbeitsspeicher
• DSL-Anschluss: mind. IPv4 und Zugang über DynDNS
  oder eine feste IP-Adresse mit Reverse-DNS Record vom Provider
• E-Mail Domäne: Eigene Internet-Domäne mit Zugriff auf die DNS-Zone
• Leistung: Ausreichend Arbeitsspeicher 
  mindestens 4 GB (bei mehreren Benutzer wird auch mehr RAM benötigt.
• Zuverlässige Internetleitung

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