Synology Chat einrichten,

Funktionen und Möglichkeiten

Ein eigener Chat-Server im eigenen Netzwerk in der Firma

Synology Chat Server ist ein eigenständiges komplettes Messaging-System, welches auf der DiskStation läuft und damit die schnelle Kommunikation zwischen den Kollegen innerhalb und außerhalb der Firma ermöglicht. Ein Chat System verkürzt die Wartezeiten am Telefon und ersetzt die Zettelwirtschaft und optimiert damit die Kommunikation im Unternehmen und entlastet damit noch den Mailserver.

Synology Chat Funktionen

Im Gegensatz zu Skype und Co. wird der Chat-Server-Dienst als Paket auf der eigenen Synology NAS installiert und damit ist auch das Thema DSGVO und Datensicherheit bereits erschlagen, sofern sich die IT des eigenen Unternehmens bereits DSGVO-konform aufgestellt hat.

Der Serverdienst und auch die gesamte Kommunikation zwischen den Clients läuft ausschließlich auf der eigenen Synology NAS und ist vollkommen unabhängig von anderen Diensten oder Anbietern.

Über die Kanäle können einzelne Mitarbeiter einer Abteilung zusammen kommunizieren, Daten austauschen oder Status zu Projekten oder Aufträgen ablegen. Alle Mitglieder in einem Kanal können öffentliche Nachrichten für Alle posten, oder auch direkt (privat) mit einzelnen Mitgliedern kommunizieren.

Im System gibt es zwei unterschiedliche Kanalformen: Die öffentlichen Kanäle in denen alle zugelassenenen Benutzer kommunizieren können. Entweder mit der Gruppe (Kanal) oder privat mit einlenen Mitarbeitern (Mitglieder). Die „privaten Kanäle“ sind nur für die eingeladenen Benutzer mit einem Synology Konto, zugänglich.

Ferne können auch „Gäste“ ohne ein Synology-Konto eingeladen werden, um die Kommunikation mit externen Beratern oder vielleicht Kunden aufzubauen.

Der Benutzer kann sich eigene Erinnerungen für Nachrichten aus dem Chatverlauf erstellen, damit keine Aufgabe mehr vergessen werden kann. Die Planung von Chat-Nachrichten sind einfach und flexibel, sogar mittels Zeitplan einzustellen.

Selbst eine Abstimmungsfunktion ist schon gleich mit an Board um das Feedback auf eine Idee im Chat, direkt von den anderen Mitgliedern des Kanals zu erhalten. Das Hinzufügen von Emoji und anderen Objekten, die direkt vom PC oder der DiskStation geladen werden können, sorgen für Unterhaltsamkeit und enorme Funktionalität.

Dateien die vom PC in die Konversation oder den Kanal geladen werden, finden sich schön aufgeräumt im „Schwarzen Brett“ wieder. Selbst Links zu Inhalten, die sich auf dem Synology Drive befinden, finden sich über dieses Weg immer schnell wieder. Auch wenn der Chat mal ein paar Seiten lang ist

Videokonferenz

Ein externer Videochat ist mit Plugins von Drittanbietern, wie jumpChat, Jitsi oder Appear.in,  auch einfach zu realisieren.  Die Videokonferenz kann mit der Eingabe von „/jutsi“ oder „/Jumpchat“ direkt gestartet werden. Die Mitglieder des Kanals oder der Konversation (privater Chat) erhalten einen link zum Betritt in den Videochat.

Integration von Calender usw.

Sofern das Calendar Plugin hinzugefügt wurde, lassen sich auch Aufgaben, direkt aus dem Chat erstellen und mit dem Kalender auf der Synology synchronisieren.

Mit Webhooks lassen sich eingehende und ausgehende Nachrichten von externen Quellen einbinden. Mithilfe von Bots können externe Nachrichten gepostet und eine Konversation mit einem Nutzer selbstständig durchgeführt werden.

Da das Paket Chat-Server ein Bestandteil der „Collaboration Suite“ ist kann nicht nur der Kalender via Bot mit dem Chat System interagieren, sondern auch das Synology Drive bzw. Office.

Mobilität

Der Synology-Chat Client kann über über die egene Webseite von jedem x-beliebigen Browser aufgerufen werden oder durch die auf dem Computer installierte Anwendung. Auch für die Smartphones mit iOS oder ANDROID steht in den Stores ein passende App von Synology bereit.

 

Sicherheit

Da die Kommunkiation direkt über die eigene NAS läuft kann diese sogar verschlüsselt werden. Dazu sind allerdings einige Vorarbeiten vom Synology-Admin notwendig. Unabhängig davon können aber auch Kanäle selbst verschlüsselt werden und mit einer Passphrase versehen werden. Die so verschlüsselten Nachrichten sind damit selbst vor den Augen des Administrator geschützt.

Der Chat-Server unterstützt neben den lokalen Synology-Konten, ebenfalls auch die Windows AD-Domäne, was die Administration des Dienste deutlich vereinfacht.

 

Wie funktioniert das Synology Chat System ?

Um sich zuerst einmal einen ersten Eindruck zu verschaffen, haben wir hier einmal ein kurzes Review zum Chat System erstellt. Das gibt zwar nicht das gesamten Funktionspektrum wieder aber zeigt zumindest schon mal die grundlegenden Funkionen, wie Sie in vielen Unternehmen schon angewendet werden.

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