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Das Projekt vom Dachdecker Mike:

Umzug eines Windows Server in die Synology

Der Kunde Mike

Mike ist Dachdeckermeister und bietet zusätzlich auch noch Dienste für die Metallverarbeitung und Veredlung an. In seinem Büro sitzen 5 Innendienst-Mitarbeiter, die sich um die Auftragsabwicklung kümmern und viel mit den 5-7 Mitarbeitern auf den Baustellen kommunizieren müssen.

Zudem erhält Mike auch Unterstützung von einem externen Mitarbeiter bei der Buchführung und von einem technischen Mitarbeiter aus dem Home-Office, der aus familären Gründen nicht in´s Büro kommen kann.

Aktuelle Situation

Die Aussage von Mike “.. ich glaube meine Hardware ist etwas veraltet…” trifft es ganz genau. Sein alter Lenovo Server ist schon etwas in die Jahre gekommen und mit dem derzeit installierten Betriebssystem Windows Small Business Server 2011 wirklich nicht gerade “up2date“.

Seine Handwerker Betriebssoftware benötigt dringend mal ein Update, das wiederum aber nur auf einem aktuellerem Server-Betriebssystem zu installieren ist. Von daher ist Mike nun gezwungen, sich mal näher mit der Sache zu beschäftigen. Auch sein Steuerberater hat Ihm aus betriebswirtschaftlichen Gründen, nahe gelegt, noch schnell eine Investition in diesem Jahr einzukalkulieren.

Da Mike von Beruf eher Handwerker ist und sich mit der Technik nun nicht wirklich auskennt, hat er mich angesprochen und gebeten ein Konzept zu erarbeiten und Ihn bei der Umstellung seiner neuen EDV, zu unterstützen.

 

Vorbereitungen

Um ein schlüsselfertiges Konzept zu erstellen, müssen wir zuerst einmal ein paar Fragen beantworten und klären was der Neue Server den alles können soll und für welche Augaben dieser dann eingesetzt werden soll.

Um diese Anfrage aufzuschlüsseln, prüfen wir zuerst einmal die Voraussetzungen also was ist schon vorhanden und was fehlt und was benötigen wir unbedingt.

Zuerst steht eine kurze Netzwerk-Inventur an. Hiermit können wir die zukünftigen Rahmenbedingungen und Investionskosten besser einschätzen. Seine Verkabelung und Workstations sind ausreichend und technisch vollkommen ausreichend. Bis auf einen Switch, den noch mit 100 Mbt/s arbeitet, war hier – mit Ausnahme des Lenovo-Servers –  auch nicht mehr zu beanstanden. Der eine Monitor ist mit 17″ Zoll eigentlich auch nicht gerade für eine optimale Arbeitsumgebung geeigent, deshalb wird dieser Arbeitsplatz mit zwei 27″ Bildschirmen ausgestattet. 

Der finanzielle Aufwand fällt bei dem Projekt dann auch nicht mehr in´s Gewicht und der Mitarbeiter kann deutlich effizienter seiner Arbeit nachgehen.

Feststellen der technischen Ziele

Um das Konzept auch finanziell zu planen, stellen wir ein Liste mit den gewünschen Anforderungen zusammen und definieren die Besonderheiten die das Projekt zumindest finanziell beeinflussen können:

“must have”

Das muss der Server auf jeden Fall können:

Kundenwünsche:

  • Zentraler Datenspeicher für alle Mitarbeiter (Innen- und Außendienst)
  • einfache und zentrale Verwaltung
  • Zugriff auf Geschäftsdaten (Angebote, Zeichnungen, Anweisungen etc) von unterwegs aus
  • Handwerker-Software muss auf einem Windows-Server Betriebssystem installiert werden
  • Fernzugang für Home-Office und externe Mitarbeiter auf die Handwerk-Software
  • Außendienst verwendet auch MacBooks, der Zugriff sollte auch damit möglich sein
  • automatische, tägliche Datensicherung der Geschäftsdaten und der Workstations
  • Wartungsaufwand verringern und optimieren
  • Bilder Upload von der Baustelle ohne E-Mail zu verwenden
  • Chat Program (ähnlich wie WhatsApp) implementieren (für Innen-, Außendienst und Handwerker ohne PC
  • Fernzugang auf einen Windows basierten PC, für die Arbeiten am WE oder den Notfall
  • Sicherung von Outlook MS Office 365 (Termine, E-Mails und Kontakte)

Grobkonzept

Alle Wünsche lassen sich mit einem Synology NAS umsetzen

 

Vorschlag mit einer Synology DS 1621xs+

Das erste grobe Konzept umfasst folgenden Hardwareanschaffungen:

Da wir mit mind. einem virtuellen Windows Server 2019 und noch drei weiteren virtuellen Windows 10/11 Systemen arbeiten wollen und keine großen Leistungseinbußen in Kauf nehmen wollen, fällt die Wagl auf eine Synology DS 1621xs+.

Die Synology DS 1621xs+ verfügt über einen Intel Xenon Prozessor, wie er auch in klassischen Server-Systemen zu Einsatz kommt und ist damit ideal für die Virtualisierung ausgelegt.

Gegenüber dem kleinen Brudermodell DS 1621+, ist diese CPU deutlich performanter als das Modell mit dem AMD-Prozessor. Für das notwendige Tempo der virtuellen Windows Maschienen, sorgen die eingeetzten 32 GB Arbeitsspeicher.

Um das Optimum an Performance bereit zu stellen, setzen wir auf SSD-Festplattenspeicher, da diese um ein Vielfaches schneller sind als herkömmliche mechanische Festaplatten (HDD).

Die virtuellen Systeme nutzen den schnelleren SSD-Speicher und die beiden Standard Festplatten sind für den Datenspeicher vollkommen ausreichend.

Eingesetzte Synology Pakete und Dienste

Überblick

Eine Synology kann deutlich mehr, als ein klassischer Windows-Server, da NAS Systeme bereits auf bestimmte Funktionen ausgelegt und dafür konzipiert sind. Diese Mehrwert-Dienste kommen beim Dachdeckermeister Mike zum Einsatz:

Directory Server

Die zentrale Benutzerverwaltung in Windows, wird über die Active-Directory Domänendienste geführt. Das Paket Active-Directory-Server und DNS-Dienste gibt es kostenlos bei Synology.

Hiermit lassen sich Windows und Mac Geräte einbinden und der Zugriff auf Dienste, Daten und Anwendungen bequem steuern und zentral verwalten. Der Verwaltungsaufwand ist im Gegensatz zum Windows-Server deutlich kleiner.

Drive Server

 

Im Gegensatz zum Windows Server, bietet Synology hervorragende Cloud-Dienste, die den Zugriff auf den Datenbestand – unabhängig vom Standort oder Betriebssystem – ermöglichen.

Mit dem Synology Drive-Server lassen sich nicht nur die Home-Office Nutzer, soderm auch externe Mitarbeiter und der Außenddienst, komfortabel und sicher in das Unternehmensntzwerk integirieren.

Die Bedienung und auch die Verwaltung ist einfach und inovativ und kann ebenfalls für eine automatische Datensychronisation verwendet werden.

Virtualisierung

 

Mit dem Virtualisierungsdienst lassen sich ganze PC-Systeme auf der Synology bereitstellen und diese dann im eigenen Netzwerk oder von der Ferne aus, mit einem gesichertem Zugang und unabhängig vom eingesetzten Endgerät benutzen.

Für Mike war der sichere Zugang von untwergs aus auf den “virtuellen Windows PC” ein schlagendes Argument.

Synology Office

 

synology-office

Im Gegensatz zum Microsoft Office bietet das Synology Office die Möglichkeit, dass gleich mehrere Nutzer zu selben Zeit in ein und dem selben Dokument arbeiten können.

Für Mike ist das eine idealle Lösung (als Ergänzug zu seinem MS Office) damit Innendienst und Außendienst gleichzeitig Tabellen bearbeiten können und in Echtzeit übder die geänderten Informationen verfügen.

Synology Photos

 

Synology Photos

Damit die Monteure und Handwerker direkt von der Baustelle Ihres Photos an einem zentralen Ort speichern können, auf den auch der Innendienst jederzeit bequem Zugriff hat, kommt Synology Photos zum Einsatz.

Diese Lösung bietet zudem noch einen weiteren Vorteil, wenn ein anderer Handwerker dem Projekt zugeordnet wird, kann dieser mit dem Handy oder iPad auch auf die Fotos und Videos von dieser Baustelle zugreifen, obwohl Sie ein Kollege erstellt hat.

Outlook Sicherung

 

Mike weiß sehr gut wie wichtig eine funktionierende Datensicherung ist. Er hat es vor einigen Monaten am eigenen Leib erlebt, dass eine Datensicherung unbezahlbar ist. Gücklicherweise konnte er damals alle wichtigen Daten nach eine mißglückten Hackerangriff, wieder herstellen.

Natürlich fehlt dieses Thema in meinem Konzept auch nicht. Für das Outlook verwenden wir das Synology Paket “Active Backup for MSO 365”. Damit werden alle Outlook-Ihnalte von allen Mitarbeiten automatisch und regelmäßig gesichert.

Datensicherung

 

Beim Thema Datensicherung konnten wir das bestehende Sicherungskonzept deutlich verbessern. Mit dem Active Backup for Windows, werden nun alle Arbeitsplätze regelmäßig und vollständig gesichert. 

Für den Fall, das ein Arbeitsplatz ausfällt, kann dieser innherhalb weniger Minuten komplett wieder hergestellt werden. Selbst bei einem Totalausfall und dem Ersatz eines Arbeitplatzes ist das ebenfalls innhalb kürzester Zeit möglich.

Dadurch redizuert Sie die RPO (Ausfallzeit) auf ein absolutes Minimum und es entfällt beim Ersetzen eines Arbeitsplatz-PCs, die kompplette Installatonsarie.

Hyperbackup

 

Für die tägliche Sicherung der Geschäftsdaten verwenden wir Hyper Backup.
Hier haben wir mehrere Aufträge eingerichtet, die eine automatische Datensicherung auf die vorhandene DS 918+ und zusätzlich noch in die C2 Cloud durchführen.

Parallel wird – um die 3-2-1 Regel zu erfüllen – noch regelmäßig ein Backup auf einem externen USB-Laufwerk durchgeführt, welches sich bei Nichtgebrauch im Feuerfesten Tresor befindet.

Teamwork

 

Um die Kommunikation vom Innen- und Außendienst zu beschleunigen und zugleich das Outlook-Postfach zu entlasten, kommt hier das Synology-Chat zum Einsatz.

Aus datenschutzrechtlichen Gründen, dürfen die Mitarbeiter das geliebte WhatsApp auf Ihrem Dienshandy nicht einsetzen. Deshalb musste eine andere – DSGVO konforme – Lösung her. Mit Synology Chat werden die Anforderungen erfüllt, da die gesamte Kommunikation, ausschließlich über den eigenen Synology-Server läuft.

Das Chat ist zudem auch sehr flexibel, da es neben dem Windows-Client auch auf dem Smartphone als App zu installieren ist und auch einen geräteuanbhängigen Zugang per Internet-Webseite ermöglicht.

Beratungsbedarf ?

 

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Wenn Sie noch nicht so ganz einschätzen können, ob ein Wechsel, oder eher nur eine Erweiterung um eine Synology Ihren Betrieb nach Vorne bringt und die Produktivität und Effizienz steigert, dann diskutieren Sie Ihr Projekt gleich mal mit einem Synology-Experten.

In meinem persönlichen Business Beratungsgespräch können Sie mir Ihre Ideen und Ziele kurz vorstellen, damit Ich Ihnen einen Leitfaden und ein Konzept liefern kann. Oder Sie ggfs. von Ihrem Vorhaben abbringe und Ihnen eine andere Lösungsmöglichkeit aufzeige.

Kostenvergleich

Windows Server ./. Synology

Im direkten Vergleich mit einem Standard Windows-Server ist der Einsatz einer Synology – auch mit diesen Anforderungen – deutlich kostengünstiger zu realisieren.

Wenn man die Komponten gut plant und preisbewußt einkauft, sind hier mehre tausend Euros einzusparen.

Ein klassicher Tower-Server (Rack wird noch teurer) schlägt mit rund € 6.500 zu Buche und liegt damit rund € 2.000 über dem mit dem “spitzen Bleistift” kalkulierten Angebot für eine Synology DS 1621xs+ mit 4 x 1 Terabyte SSD, 2 x 8 TB Festplatten und 32 GB Arbeitsspeicher.

Synology-Coaching Server-Umzug

Bauen Sie auf mehr als 25 Jahre Erfahrung im Netzwerk-Bereich und nutzen Sie mein Wissen und meine Fähigkeiten für Ihr Projekt.

Haben Sie noch Fragen zu  diesem Thema? Dann rufen Sie uns an:  0231 – 797 899 51

Sie planen auch einen Umzug von Ihrem Windows-Server zu einer Synology ???

Wenn Sie ein änliches Projekt anstreben, wie der Dachdeckermeister Mike und Sie professionelle Unterstützung bei der Planung, Umsetzung und Realisierung benötigen, dann sprechen Sie mit uns.

Wir sind als Synology Certified GOLD-Partner, der richtige Ansprechpartner für Ihr Synology-Projekt. Buchen Sie gerne auch im Vorfeld zuerst einmal einen persönlichen Beratungstermin und besprechen Sie mit Ihrem Synology-Experten Ihr Projekt und Ihre Ziele.

Diskutieren Sie Ihre Wünsche und Zielsetzungen mit einem Synology-Spezialisten und lassen Sie sich bei der Konzeption aktiv unterstützen.

Ein persönliches Telefonat mit Ihrem Synology-Experten bringt Ihnen Planungssicherheit und schützt vor bösen Überraschungen oder unnötigen Investionen für Sachen die nicht funktionieren oder ungeeignet sind.

Besprechen Sie Ihr Projekt mit einem Synology-Experten und Netzwerk-Spezialisten