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Den gemeinsamen Synology Kalender mit Outlook synchronisieren

Grundlagen

Um die Synchronisation mit dem Windows-PC zu realisieren, ist der Einsatz eines Plugins zwingend notwendig, das die Kommunikationslücke schließt.  Zum einen hilft das kostenfreie Plugin Outlook CardDAV Synchronizer, jedoch sollte vorher das MS Visual C++ 2008 Redistrbutable Package installiert werden, damit die Ribbonleiste mit den Einstellungen auch zur Verfügung steht.

Ebenfalls gute Kritiken bekommt das Plugin cFos Outlook DAV, welches über einen ausgereiften Assistenten für die Synology verfügt und mit 39,99 € eine wirklich gute Investition darstellt. Eine Testversion kann beim Hersteller zum ausprobieren kostenlos geladen werden

Team Kalender mit Synology einrichten

Vorbereitung & Vorüberlegung

Im Gengensatz zu dem herkömmlichen Kalender in Outlook oder Thunderbird, ist es mit Synology recht einfach möglich, seinen Kalender mit dem Smartphone oder einem anderen Computer im Home-Office zu synchronisieren.

Der Abgleich eines Outlook-Kalenders mit anderen Geräten ist eigentlich nur den Besitzern eines Exchange-Servers vorbehalten, oder ggfs. in Verbindung mit Google Cloud für Android und Apple Cloud für iOs Geräte.

Wer allerdings etwas mehr Freiheit und vor allem Datensicherheit nutzen möchte, kann diese Funktion gleich auf seiner Synoloyg aktvieren. Gehen wir einmal Schritt für Schritt …

 


.. durch die Installation und Bereitstellung des Teamkalenders:

Paketinstallation

Die Paketinstallation auf der Synology ist mit einem Klick auf „Calendar“ im Paketzentrum schon abgeschlossen.

Im Anschlus befindet sich der Kalender schon im Hauptmenü.  Die Verwaltung und Einstellungen sind ebenfalls im Kalender zu finden.

Dafür gibt es keinen eigenen Menüeintrag. Sämtliche Einstellungen werden in der Kalenderwebseite abgewickelt.

 

Vorbereitungen

Damit ein Synology Benutzer (Kollege oder Mitarbeiter) überhaupt den Calendar nutzen kann, müssen die Berechtigungen auf die Calendar-App konfiguriert werden.

Das erldigen wir in der Systemsteuerung und Anwednungsberechtigung und wählen dort die Anwendung „Calendar“ aus.

Über den Schalter „Bearbeiten“  können nun die Zugriffsberechtigungen für jeden einzelnen Synology Benutzer definiert werden.

 

Optimierung

Um nicht für jeden Synology Benutzer erneut die Berechtigung für den Calendar einstellen zu müssen, kann hier auch direkt das Standard Recht eingerichtet werden.

  • Standard Berechtigung

Damit entfällt der o.g. Schritt für Einstellung pro Benutzer

 

Grundlegende Konfiguration für Teams

Der erste vom System vorinstallierte Kalender ist der „private Kalender“, der nicht für das Team freigegeben werden kann.

Nichts desto trotz, kann dieser Kalender aber auch für die Synchronisation mit dem PC oder Smartphone verwendet werden.

Mit einem Klick auf das Down-Icon neben dem Kalender können die weiteren Einstellungen vorgenommen und die CALDAV-URL ermittelt werden:

 

  • Kalendereinstellungen (Berechtigungen und Farbe)
  • CalDAV-Konto: die URL für Outlook und Smartphone

Team Kalender erstellen

Um einen gemeinsamen Kalender „Team Kalender“ zu erstellen, klicken wir auf die drei Punkte neben der Überschrift und wählen dort:

 

  • Kalender erstellen

Team Kalender freigeben

Auf der Karte Freigeben, können wir die Kalender URL (rot) für Kunden ohne Synology Konto freigeben

Um dem Kalender „Team Kalender“  im Team zu nutzen, ist die Auswahl der Benutzer und die Berechtigung (grün) im unteren Bereich einzustellen.

„Mit DSM Benutzern teilen“

Fügen wir hier die Synology Benutzer hinzu und stellen seine Berechtigung ein.

p.s. Sollte ein Synology Benutzerkonto hier nicht in der Liste zu sehen sein, so fehlen dem Benutzer die Rechte auf den Kalender

 

CalDAV URL

Mit einem Klick auf das Down-Icon, rechts vom Team-Kalender können nicht nur weitere Einstellungen getätigt werden, sondern auch die CalDAV-URL angezeigt werden.

Diese sollten wir uns gleich in eine Text-Datei kopieren, da wir diese für die Anbindung der Clients und Smartphones benötigen werden.

 Sofern sich der Client ausschließlich im selben Netzwerk wie die Synology befindet, kann der Synology Name oder die IP-Adresse verwendet werden.

 

Der Port kann abweichen und zeigt i.d.R. auf den Standard Port der Synology

CalDAV URL für Smartphone anpassen

Da wir unser Smartphone nicht ständig im gleichen Netzwerk verwenden, muss für entfernte Clients die CalDAV-URL für den Zugang über das Internet geändert werden.

Noch einfacher geht es, wenn man sich gleich über die DDNS oder QC-ID auf den Kalender schaltet und dann mit den Freigaben beginnt. Dann wird die CalDAV-URL auch mit der externen Adresse dargestellt.

 

Der Port 55814 ist der abgeänderte Standard Port der Synology

Zugriff via SSL / https://

Sofern bereits die Zertifikate korrekt eingerichtet sind, sollte der Zugang und die Freigabe grundsätzlich nur über HTTPS eingerichtet werden. Dazu ist der ausgewählte Port für den Zugriff auf den DSM (hier im Beispiel 55814) auch im Router einzurichten.

Alternativ kann hier auch die QC-ID verwendet werden, dann ist keine Einstellung am Router notwendig.

 

 

Synology Calendar mit Outlook verbinden

Schritt für Schritt Einrichtung und Freigabe

Synology Contacts mit Outlook verbinden

Schritt für Schritt Einrichtung