System: Auerswald COMpact 4000/500x /COMander 5000/6000

Aufsprechen einer neuen Ansage für die Urlaubstage:

Um eine zweite Ansage auf der Voice-Mailbox (VMB) bei einer Auerswald Telefonanlage, speziell für die Feiertage oder die Urlaubszeit zu platzieren und diese während der Urlaubszeit dann an Stelle der normalen Schaltung zu aktivieren sind nur einige Schritte nötig.
Das Schema dazu ist wie folgt:

Auf die Konfigurationswebseite der Auerswald TK-Anlage einloggen, das geht als Admin oder zumindest als Teilnehmer mit der Berechtigung, die VMB zu administrieren.

Dann die VMB finden und konfigurieren und eine neue Ansage aufsprechen
Im nächsten Schritt muss der VMB noch die “neue” Ansage als Ziel mitgeteilt werden

Als Letztes muss am letzten Arbeitstag noch die Automatische Konfigurationsumschaltung abgeschaltet werden und die “Nacht-Schaltung” aktiviert werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aufsprechen einer “Urlaubsansage” für die Feiertage

Schritt 1
Über Ihren Lieblingsbrowser auf der Webseite der Auerswald TK-Anlage einloggen und an der Anlage anmelden.
Entweder als Admin der Anlage oder mit dem Teilnehmer der die Berechtigung zur Verwaltung der VMB hat.

Schritt 2:
Im Menüpunkt Geräte auf “Voicemail/Faxboxen” klicken und dort auf Rufnummern, dann werden dort alle eingerichteten VMB angezeigt.

Jetzt die zu konfigurierenden VMB mit der Schaltfläche “Konfigurieren” auswählen und damit die Eigenschaften und Einstellungen der VMB anzeigen lassen.
In diesem Fenster ist dann die 3. Registerkarte “Ansagen” für uns von Interesse, dort befinden sich die verschiedenen Ansagen von der VMB. Hier können die Ansagen eingerichtet und verwaltet werden. Hier können die Ansagen auch angehört (Lesen) werden oder auch neue Ansagen aufgesprochen werden.

Weitere Ansage aufsprechen:

Um nicht die vorhandenen Ansagen zu überschreiben, wählen wir hier eine Ansage aus, mit der Länge von “0 Sekunden” und merken uns die Ansagen-Nummer.

Mit einem Klick auf “Aufsprechen” erscheint ein neues Pop-up-Fenster mit der Frage, von welchem Telefon aus, die Ansage aufgezeichnet werden soll. Hier wählen wir das Telefon, was neben uns auf dem Schreibtisch steht. Zu erkennen ist das logischerweise an der Teilnehmer-Nummer.

Am Ende der Aufzeichnung muss das Pop-up mit der Schaltfläche “Weiter” wieder geschlossen werden und die Ansage sollte nun im System aufgezeichnet sein.

TIPP
Diesen Schritt könnt Ihr beliebig oft wiederholen und die Ansage erneut aufsprechen, bis sie endlich ordentlich und zufriedenstellend klingt. Achtet darauf, dass Ihr auch immer wieder die “schlechte” Ansage überschreibt und nicht jedes Mal einen neuen Ansageplatz auswählt.

Schritt 3

Neue Ansage nun als Standard-Ansage definieren:
Dieser Schritt und der Schritt 4 sollte erst am letzten Arbeitstag durchgeführt werden, oder temporär nur zum Testen und anschließend wieder rückgängig gemacht werden, da die Einstellungen direkt greifen werden und die Ansage tatsächlich am Ende aktiv und geschaltet sein wird.
In den Eigenschaften der VMB ist jetzt die letzte Registerkarte “Rufannahme/Ansage” von Bedeutung, wo jetzt die “neue Ansage” aktiviert wird.

In dem Abschnitt “Funktion” kann die Option “Konfigurationsabhängig” ruhig stehen bleiben, da wir später die automatische Konfigurationsumschaltung noch deaktivieren werden. Wer das hier jetzt auf “ein” ändert, muss das nach dem Urlaub unbedingt wieder abändern.
Im Abschnitt “Standardverhalten” ist jetzt die Option “Ansage der Box” und die Ansage-Nummer der neu aufgenommenen Ansage auszuwählen. Die Option Aufzeichnen sollte nicht aktiviert werden, da sonst nach dem Urlaub eine Menge Anrufer auf der Box sind und einen Rückruf erwarten.

Schritt 4

Automatische Konfigurationsumschaltung deaktivieren
Im letzten Schritt ist noch die Automatik umzuschalten, damit die Schaltung von Tag und Nacht nicht mehr automatisch von der Auerswald Telefonanlage durchgeführt wird.
Dazu wechseln wir in das Menü “Zeitsteuerung” und entfernen die Option “Automatische Konfigurationsumschaltung“

Sobald nun die Konfiguration “Nacht” (wo standardmäßig ja die VMB drangeht) eingeschaltet wird – das geht nun, mit der Schaltfläche “Aktivieren” wird die zuvor aufgesprochene Ansage bei Anrufer abgespielt und das Büro kann jetzt in den wohlverdienten Urlaub gehen

TIPP
Nach dem Urlaub muss, wie in Schritt 3 beschrieben, wieder die “Standardansage” auf die “Nicht-Urlaub-Ansage” (vermutlich die Nr 1) umgestellt werden und die Änderungen im Schritt 4 auch wieder umgestellt werden.
Die Zeitsteuerung sollte nun wieder aktiviert werden, damit die Arbeitszeiten und Nachtzeiten wieder wie gewohnt automatisch umgeschaltet werden.

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