Team-Kalender über Web und für Home-Office

Der Kalenderserver ist schnell über das Paketzentrum, auf der Synology installiert. Anschließend steht eine Weboberfläche für den Synology-Benutzer oder mittels Freigabe auch der Öffentlichkeit zur Verfügung. Damit lässt sich der Kalender schon mal weltweit über das Internet einfach über den Lieblingsbrowser erreichen.

Sofern die DiskStation auch öffentlich (z.B. mit DDNS oder Quick Connect) zu erreichen ist, kann man schnell auch einen Mac oder iOS-Geräte an das Adressbuch oder den Kalender anbinden. Dazu kann der Adressbuchserver ebenfalls die Portfreigabe 5001, die für den DSM-Zugriff bereits eingerichtet wurde, verwendet werden.

CardDAV & CalDAV mit Outlook

Was für macOS und iOS sehr gut funktioniert, geht bei Outlook nicht ganz so einfach von der Hand, da hier erst einmal einige Hilfsmittel – sogenannte Plugins – installiert werden müssen. Für Outlook gibt es den Outlook CalDAV Synchronizer, der als OpenSource kostenfrei geladen werden kann. Zwingend ist dazu allerdings auch ein Besuch bei Microsoft notwendig, um dort das Microsoft Visual C++ 2008 Redistributable Package herunterzuladen. Fehlt das Visual Paket, dann kann es sein, dass von dem Plugin nicht viel zu sehen ist.

Sofern das C++ Package installiert ist, kann auch das eigentliche CardDAV Plugin installiert werden und sollte nach einem Neustart von Outlook mit einer neuen Registerkarte aufwarten, in der die Verbindung mit den Synology-Kalender und Contacts eingerichtet werden kann. Das Plugin funktioniert mit MS Office 2003, 2013, 2016 und 2019 bzw. auch bei Office 365.

+ + + + Update 05.2021

Thunderbird Kalender

Thunderbird wird immer beliebter und viele Kunden, die sich die Lizenzkosten bei Microsoft sparen möchten, setzen Thunderbird für Team-Kalender ein. In der neusten Version 76.10.2 wird bereits das Protokoll CalDAV automatisch unterstützt.

Damit entfällt die lästige Installation des TBSync-Plugins, zumindest was die Anbindung an Synology-Kalender betrifft, erst einmal. Das Protokoll CardDAV (Contacts/Addressbook) läuft aber immer noch nicht ohne die zusätzlichen Addons TBSync und Provider für CardDAV und CalDAV

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Weitere CardDAV und CalDAV Helferlein

Plugin: cfos Outlook DAV

Der Hersteller cfos bietet ebenfalls ein Plugin an, damit Outlook sich mit dem CardDAV und CalDAV Server von der Synology versteht.

Zusätzlich stellt der Anbieter auf eine Anleitung cfos Plugin einrichten bereit. Das Lizenzmodell hat cfos ist bereits umgestellt und bietet das Plugin kostenfrei als Freeware-Download an

Die Einrichtung ist etwas tricky und bringt unterschiedliche Fehlermeldung zutage. Hier ist viel kreativer Raum und Fachwissen notwendig. An sich gibt es ja nicht viele Optionen und Einstellungen in dem Tool, allerdings müssen die wenigen Einstellungen dann aber auch wirklich passen. Im Netz beschweren sich reihenweise die User, dass es mal und mal wieder nicht funktioniert. So richtig zuverlässig ist da meiner Ansicht nach auch nicht wirklich.

Oftmals scheitert es an der URL zum Adressbuch. Die URL lautet dann ungefähr nach diesem Schema:
https://DYNDNS-Adresse:port/addressbooks/users/SYNO-BENUTZER/addressbook/

Auf der Suche nach dem optimalen Werkzeug, was zumindest glatt zu konfigurieren ist und auch den Namen Synology zumindest schon mal in seine Beschreibung aufgenommen hat, bin ich dann noch auf ein sehr umfangreiches Synch-Tool gestoßen.

Kostenpflichtige Plugins

xcgSyncit von Fieldston Software

Ich habe das Outlook Addon installiert und innerhalb weniger Minuten, den Calender und die Kontakte in das Outlook 2013 eingebunden. Sehr gut gefällt mir die Einrichtung der Synch-Profile, die für die unterschiedlichen Anbieter (unter anderem auch Synology) angeboten werden. Damit ist die Einrichtung des Synchronisierten Kalender oder Adressbuch fast ein Kinderspiel und es gibt unzählige Parameter und Optionen.

Bisher ist gSyncit, eines der wenigen Plugins für Outlook, die auf Anhieb funktionieren, und bei so einer Vielfalt von Möglichkeiten sind die Lizenzkosten von $19,99 auch nicht wirklich viel. Die Lizenzgebühr ist sogar gestaffelt und geht beim Kauf von 2 Lizenzen, sogar auf 15,99 pro Stück herunter. Aber zum ersten Herumprobieren kann man die Software auch erst einmal 30 Tage testen und muss dann allerdings die Synchronisierung selbst anstoßen, da die “Automatische Synchronisation” der lizenzierten Version vorbehalten ist.

Auch wenn Outlook und der Synology Kalender, sowie das Adressbuch mithilfe der Addons fleißig synchronisiert werden, so ist das natürlich kein Vergleich und schon gar kein Ersatz für ein echtes Exchange-Konto. Sicherlich kann man auch im Adressbuch von Teamarbeit sprechen und mit Hilfe von Berechtigungen den Zugriff auf ein gemeinsames Adressbuch realisieren, aber es fehlen dann doch hier und da die gewohnten Exchange-Funktionen.

Auch der Synology-Kalender – der sich alle paar Minuten über das Addon mit dem lokalen Outlook automatisch abgleichen lässt, ist trotzdem kein Exchange-Kalender. Wer in seinem Outlook die Kalenderfreigabe, Terminplanung im Team verwendet, wird mit dem Umstieg auf den Synology-Kalender einige Abstriche machen müssen. Dennoch ist es natürlich jederzeit möglich, einen Team-Kalender zu nutzen und diesen zugleich mit dem Büro-PC, dem Computer zu Hause und mit seinem Smartphone abzustimmen.

 Fazit:
Wer auf die Management-Funktionen und Vorzüge eines Exchange-Servers verzichten kann und eh nicht im Team im Outlook arbeitet, der ist mit dem Kalender-Server und Contacts von Synology bestens beraten. Wer es erst einmal probieren möchte, kann sich die kostenlosen Plugins installieren und die $20 für ein PlugIn evt. später noch investieren.

Unternehmen die bislang auf die Fähigkeiten Ihres Exchange-Server gebaut haben und Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen in Outlook produktiv im Team verwenden, sollten den Wechsel auf die Synology-Kalender und Adressbook vorher genau durch denken. Hiermit geht der Vorteil den ein Microsoft Exchange Server in Verbindung mit Outlook bietet, verloren.

Für kleine Handwerks-Betriebe oder Freelancer, die jeden Tag unterwegs sind und mit mobilen Geräten ebenso wie mit Ihrem Arbeit-PC eine preiswerte Lösung suchen, ist das eine echte Alternative. Auf jeden Fall, wenn Sie bereits über eine Synology verfügen.

Viele kleinere Betriebe und Büros verwenden bislang noch gar keinen eigenen Exchange-Server und wünschen sich dennoch etwas mehr Flexibilität und Kollaboration in Ihrem Outlook und seinen tollen Funktionen. Der Gedanke, nur wegen eines echten Team-Kalenders und einem gemeinsam geführten Adressbuch, gleich einen teuren MS Exchange Server für ein paar tausend Euro zu kaufen, schreckt die meisten Unternehmer eher ab.

Hier bietet sich der Einsatz einer Synology förmlich an. Die Kosten für die Hardware sind überschaubar und der Kalender und die Contacts sind ebenso kostenlos dabei, wie auch der Mail Plus Server und die anderen Programme der Drive-Suite von Synology.