Grundsätzlich ist es möglich, den Mail Plus Server an Stelle eines Microsoft Exchange Servers zu verwenden. Dazu gibt es einige Import-Assistenten, die das Importieren der vorhandenen Outlook-Dateien zulassen. Für 75 % aller Kunden, die bislang einen MS Exchange im Einsatz haben, ist der Mail Plus-Server eine echte Alternative. Gerade dann, wenn eh nur die Grundfunktionen, wie Mail, Teamkalender und ein gemeinsames Adressbuch, genutzt wird.

Allerdings sollte man sich darüber im Klaren sein, dass ein Synology Mail, oder Mail Plus einen MS Exchange-Server nicht in allen Funktionen ersetzen kann. Einige wichtige Funktionen, die beim MS Exchange, gerade mit Outlook zum Standard gehören, sind unter Mail Plus von Synology, nicht so einfach realisierbar und erfordern ein Umdenken.

Das wichtigste Kriterium sind wohl Kalender und Kontakte, die unter Exchange eine besondere Funktionsvielfalt im Exchange genießen.
Zwar ist es auf der Synology auch möglich den Kalender oder auch die Kontakte zu führen und mit anderen Benutzer zu teilen, aber diese lassen sich dann nicht mehr vom Benutzer wie gewohnt in Outlook verwalten. Adressen, Kontakte und Kalender können über ein Outlook AddOn eingebunden werden und synchronisieren sich nach eingerichteten Profilen dann mit der Synology.

Der Unterschied liegt im Protokoll, welches Outlook verwendet, um die Informationen mit dem Exchange-Server oder dem Synology Mail-Server, auszutauschen. Exchange Systeme setzen auf MAPI oder EAS bzw. Active-Sync, um die Verbindung mit Outlook oder einem Mobiltelefon, herzustellen. Darüber werden alle Informationen und Inhalte zu den bekannten Outlook-Ordner, wie Posteingang, Postausgang (E-Mail), Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen, übermittelt. Beim Mail Plus-Server werden nur die Protokolle IMAP4, SMTP und POP3, verwendet, um die Nachrichten mit dem Client auszutauschen.

Terminplanungs-Assistent, oder Zuweisen von Aufgaben und Verwendung eines gemeinsamen Adressbuches, sind, ebenso wie öffentliche Ordner, nur schwierig (bis hin zu unmöglich) im Synology Mail-Plus Server nachzubilden. Wer allerdings auf die Unternehmens-Funktionen vom Microsoft Exchange verzichten kann, ist mit dem Mail Plus von Synology sehr gut bedient. Den im Gegensatz zu dem teuren Microsoft Exchange Server, der mal schnell eben einige tausend Euros verschlingt, ist der Mail-Plus-Server bei Synology kostenlos.

Ein entscheidender Vorteil ist meiner Ansicht nach, allerdings der einfache Zugang zum Postfach. Unter Exchange, sind einige Anstrengungen und viel Hintergrundwissen notwendig, um eine ordentlich funktionierenden Postfach-Webseite veröffentlichen zu können. In den meisten Fällen ist das ohne die Unterstützung des Windows-Administrators nicht einfach möglich und bedarf viel Pflege und Wartung.

Die Installation des eigenen Mail-Servers unter Synology, setzt natürlich auch etwas Fachwissen voraus, ist aber im Gegensatz einer MS Exchange-Umgebung weniger wartungsintensiv und auch vom Nicht-Fachmann, mit der entsprechenden Anleitung oder Einweisung durchaus realisierbar.

Außerdem ist der eigene Mail-Server sehr flexibel einsetzbar und kann sogar verwendet werden, wenn keine feste IP-Adresse am DSL-Router vorliegt und der Zugang zur Synology sowieso mit DDNS realisiert wurde. Die Installation an sich ist ein Kinderspiel, jedoch sollte die erste Einrichtung nur von Anwendern durchgeführt werden, die auch über das notwendige Hintergrundwissen verfügen.

Für technisch versierte Anwender, die Ihre Synology selbst administrieren, kann sich ein Blick in den Online-Kurs zum Mail Plus-Server lohnen. Dort wird die Installation unter realen Bedingungen ausführlich dargestellt und vermittelt das fehlende Fachwissen. Wer eher wenig Erfahrungen mit Netzwerk-Technik hat, sollte auf unsere Unterstützung bauen und gemeinsam mit einem Coach, die Ersteinrichtung durchführen. Die tägliche Verwaltung ist dann sehr einfach und kann dann nach einem persönlichen Coaching auch ohne fachliche Unterstützung durchgeführt werden.

Fazit:

Wer nur einfache Mail und Kalender Funktionen im Unternehmen einsetzt und mit einigen -wenigen-Abstrichen leben kann, sollte sich tatsächlich das Synology-Mail Plus einmal genauer ansehen und prüfen, ob er nicht die teuren Lizenzgebühren gegenüber der wenigen Komforteinbußen einsparen kann. Wer sich richtig Mühe gibt und etwas Geld für die zusätzlichen Plugins für Kalender und Adressen ausgibt, wird seinen „alten Exchange-Server“ nicht vermissen und sich schnell über die gesparten Investitionskosten von mehreren tausend Euros erfreuen.

Synology hat für die mobilen Geräte, wie Smartphones und Tabletts einen eigenen E-Mail-Client herausgebracht, der es dem Anwender ermöglicht, auch von unterwegs aus auf seine E-Mail-Nachrichten zuzugreifen. Die Einrichtung ist im Gegensatz zur Verbindung mit einem eigenen MS Exchange-Server ein Kinderspiel und mit wenigen Klicks erledigt.

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• Link zum Thema Exchange Server ersetzen
• Link zum Video Mail Plus Client auf dem Smartphone nutzen

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